Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 256/P/SK/HT/2008, kedudukan dan rincian tugas Arsip Universitas adalah sebagai berikut (untuk kepentingan sinkronisasi internal, beberapa rincian tugas diberi penjelasan):

1. Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung awab kepada Rektor.
2. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris.
3. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.

Arsip Universitas terdiri atas:

1.    Bidang Layanan;
2.    Bidang Database;

Rincian Tugas Arsip Universitas:

• Menyusun RKAT dan Program Kerja Arsip Universitas;
• Menyusun Juklak dan Juknis di bidang kearsipan;
• Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidangkearsipan;
• Memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan Arsip Universitas;
• Menyelenggarakan koordinasi Arsip Universitas dengan unsur dan satuan organisasi lain di lingkungan Universitas Gadjah Mada;
• Mengembangkan pelestarian dokumen bernilai guna permanen (arsip statis) untuk kepentingan layanan publik [Penjelasan: Mengembangkan sistem pengelolaan arsip statis agar informasi arsip statis dapat diakses oleh civitas akademika dan publik
• Memperluas kerjasama dengan ANRI dan lembaga-lembaga kearsipan lainnya, baik dari dalam maupun luar negeri;
• Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis [Penjelasan: Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis untuk layanan teknis dan pendampingan kepada unit-unit kerja di lingkungan universitas
• Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas;
• Melaporkan pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas kepada Pimpinan Universitas.