Struktur Organisasi
Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 256/P/SK/HT/2008, kedudukan dan rincian tugas Arsip Universitas adalah sebagai berikut (untuk kepentingan sinkronisasi internal, beberapa rincian tugas diberi penjelasan):
- Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung awab kepada Rektor.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris.
- Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.
Arsip Universitas terdiri atas:
- Bidang Layanan;
- Bidang Database;
Rincian Tugas Arsip Universitas:
- Menyusun RKAT dan Program Kerja Arsip Universitas;
- Menyusun Juklak dan Juknis di bidang kearsipan;
- Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidangkearsipan;
- Memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan Arsip Universitas;
- Menyelenggarakan koordinasi Arsip Universitas dengan unsur dan satuan organisasi lain di lingkungan Universitas Gadjah Mada;
- Mengembangkan pelestarian dokumen bernilai guna permanen (arsip statis) untuk kepentingan layanan publik [Penjelasan: Mengembangkan sistem pengelolaan arsip statis agar informasi arsip statis dapat diakses oleh civitas akademika dan publik]
- Memperluas kerjasama dengan ANRI dan lembaga-lembaga kearsipan lainnya, baik dari dalam maupun luar negeri;
- Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis [Penjelasan: Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis untuk layanan teknis dan pendampingan kepada unit-unit kerja di lingkungan universitas]
- Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas;
- Melaporkan pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas kepada Pimpinan Universitas.